Instruktioner til håndsyning af filer, ark og mapper med tråde

Når de hører ordet "sy", husker de fleste ting: bukser, et lagen, en pude, et pudebetræk, en jakke eller endda et tøjdyr. De færreste er klar over, medmindre de selvfølgelig er kontoransatte, at man også kan sy dokumenter. Nogle gange er dette meget vigtigere end at sy et dynebetræk. Som bekendt er næsten alle organisationer og virksomheder allerede gået over til intern elektronisk dokumenthåndtering, når de samarbejder med entreprenører og endda indgiver selvangivelser og retsafgørelser.

Trods den generelle computerisering er papirdokumenter stadig vigtige for juridiske enheder. For at forhindre, at papirer går tabt eller blandes sammen, skal de sammenhæftes. Trods processens tilsyneladende enkelhed er det meget vigtigt, så alle har brug for at vide, hvordan man korrekt sammenhæfter dokumenter i hånden, hvordan man indgiver sager. Mere om dette nedenfor.

Hvilke dokumenter sys i kontorarbejde

Dokumenter skal samles, så de ikke går tabt eller erstattes, og på grund af den enorme mængde dokumentation samles de også efter behov, hvilket hjælper med at undgå forvirring.

Normalt sys de dokumenter sammen, der skal indsendes til arkiver, sendes til rapportering, eller som har særlig værdi for ejeren.

Liste over papirer, der skal sys uden undtagelse:

• Verifikation;
• Arkivering;
• Regnskab;
• Personale.

Materialer nødvendige til syning af dokumenter med tråd

Hvis du syr dokumenter med den klassiske metode, skal du have følgende materialer med dig:

• Omslag. Der findes tre typer: almindelige - størrelsen på sådanne omslag er 22,9 x 32,4 cm (denne størrelse er egnet til standard A4-dokumentarpapir); ikke-standard - omslag af denne type bruges, når papirstørrelsen afviger fra standarden; til arkivopbevaring - sådanne omslag produceres i et stort antal formater (de er lavet af meget hårdt pap, og dette bidrager til langtidsopbevaring af dokumentation).
• Certificeringsark. Når dokumentationen er fuldstændig syet og nummereret, er det nødvendigt at lave en certificeringspåskrift. Dette gøres på et separat ark papir og er placeret på bagsiden af ​​det sidste ark i mappen. Notatet skal limes med speciel lim, så det ikke falder af med tiden.
• Saks og lim.
• Hulmaskine.
• Nåle i forskellige størrelser, tråd, syl, reb eller snor.

Normalt fastgøres dokumentarkene med tråde. Sådan forbindes en lille stak papir. Til denne type syning bruges normalt en nål og en hulmaskine til brevpapir, hvorefter tråden fastgøres med et underskriftsmærke, der angiver, at dokumentationen er blevet certificeret. For at fastgøre mange ark papir bruges en tyk snor eller en skruetrækker.

Sådan syr du dokumenter korrekt: Trinvise instruktioner

Der er flere muligheder for at sy filer og dokumentation. Forskellene mellem dem er, at alle metoder har et forskelligt antal huller og afstanden mellem dem.

I to huller

Den mest forenklede metode. Den er egnet til opgaver, der ikke skal indsendes til behandling senere. For at gøre dette skal du gøre følgende:

1. Udskriv og fold arkene i rækkefølge;
2. Brug en hulmaskine til at lave små huller;
3. Træk tråden gennem hullerne, så der er plads til en knude på forsiden;
4. Klip et lille ark ud af syarket og lim det oven på knuden, så trådens ender stikker ud under den.

I tre huller

Først skal du markere placeringen af ​​de huller, du har brug for, helst i midten, medmindre andet er påkrævet. Hullerne skal være ligeligt fordelt og langs dokumentationens venstre kant. Derefter skal du gøre følgende:

1. Brug en nål til at lave et hul midt på venstre side af arket, så nålen går ind fra bagsiden og ud fra forsiden.
2. Foretag en anden punktering. Nålen skal gå ind fra forsiden og ud fra bagsiden.
3. Lav det tredje hul. Nålen skal gå ind fra bagsiden og ud fra forsiden.
4. Træk nålen gennem det første hul igen og bind en knude, så der er en ende på ca. 7 cm tilbage.
5. Indsæt firmwarearket.
6. Abonner.

I fire huller

Ofte kræver de syning i mere end 3 huller. Spørgsmålet opstår, hvordan man syr etuier med tråde i 4 huller. Handlingssekvensen, hvis du har brug for at finde ud af, hvordan man syr etuier i 4 huller, er som følger:

1. Lav huller med en nål;
2. Stik nålen ind fra vrangen gennem hul nummer to;
3. Før trådene gennem det første hul til højre;
4. Bagefter går nålen ind i de to huller til højre;
5. Så går nålen ind i det tredje hul fra højre;
6. Hvorefter overgangen til venstre protokol finder sted;
7. Videre til det tredje hul;
8. Det er nødvendigt at lave en udgang på bagsiden og fastgøre den med en knude.

I fem huller

Denne metode bruges sjældent. Normalt kræves der 3-4 huller. En stigning til 5 huller indikerer, at sådan dokumentation er meget vigtig og kræver streng rapportering.

Algoritmen til trådning af nålen afhænger af hulnummeret:

• 3–4;
• 4–5;
• 5-4;
• 4-3;
• 3-2;
• 2-1;
• 1–2;
• 2–3.
• Det sidste trin er at fastgøre tråden med en knude.

Funktioner ved dokumentflashing: nyttige tips

Før du begynder at arbejde med at sy dokumenter, skal du gøre dig bekendt med alle regler og finesser samt studere standardkravene til denne procedure. Certificeringsarket limes på knuden og tråden ved hjælp af en limstift eller PVA. Derefter påføres institutionens leders underskrift, sydatoen og virksomhedens segl på arket.

Der er en enorm mængde forskellig dokumentation, der også skal indbindes. Dette inkluderer fotografier, tegninger og diagrammer. Sådanne dokumenter fylder hele arket, og derfor bør de nummereres på bagsiden. I tilfælde af kort og tegninger bruges to A4-ark, men de er nummereret med samme nummer, og hvert anvendte ark er angivet i noten.

Sådan nummererer du ark

Før du begynder at nummerere ark, skal du undersøge flere betingelser:

• Nummereringen starter fra et med arabertal;
• Hvis der er en kuvert med breve, nummereres selve kuverten først, og derefter alle de andre vedlagte papirer;
• Når andre papirer, der allerede har numre, er vedhæftet dokumentationen, skal de stadig markeres i rækkefølge;
• Arknumre skal placeres i øverste højre hjørne af hvert ark uden at beskadige dokumentets tekst;
• Nummerering er ikke påkrævet for opgørelsen;

• Ark i ikke-standardformat skal foldes ud og først derefter nummereres i øverste højre hjørne;
• I tilfælde af kort og tegninger anvendes to A4-ark, men de er nummereret med samme nummer, og hvert anvendte ark er anført i noterne;
• Når fotografier og certifikater kun er påklistret på den ene side, nummereres de separat.

Sådan certificerer du et sammenflettet dokument

Efter proceduren er afsluttet, skal der laves en certificeringspåskrift. Den skal udfærdiges på et separat ark og placeres på det sidste ark af de allerede forberedte papirer. Notatet skal indeholde nummeret på alle nummererede sider, der er blevet syet, samt beskrive noter om dokumenternes tilstand, mulige pletter eller iturevne ark. Påskriften underskrives og bekræftes af organisationens leder med angivelse af hans position og dekryptering af underskriften.

Certificeringspåskriften skal limes med lim af høj kvalitet, så den forbliver pålidelig selv efter lang tid. Der kræves også en forsegling, som ikke kun skal indfange påskriften, men også en del af dokumentarket.

Reguleringsretsakter om dokumentindlæsning

I nogle tilfælde, for eksempel hvis der er tilføjelser, er det tilladt at bruge bogstavnummerering. Det er vigtigt at huske, at tallene placeres i øverste højre hjørne. Ifølge den klassiske metode fastgøres ark med en tråd, hvis det er et lille volumen papir. Ved denne metode bruges en hulmaskine eller en nål.

Tillidsmærket kan ikke limes med selvklæbende materiale og silikatlim eller limstift. Ud over disse anbefalinger er der en række andre brancheforskrifter, der fastlægger reglerne for sammenklæbning af forretningspapirer.

Så vi har overvejet, hvordan man korrekt syr mapper i hånden med nål og tråd og syr ark med 4 huller eller flere. Det er ikke svært at lære at sy mapper og andre dokumenter med skjulte sting.